Organizacija snemanja je odvisna od obsega in zahtevnosti celotnega projekta. Nanjo v veliki meri vplivajo scenarij, število lokacij snemanja in v projekt vključenih oseb. Obsežnejša snemanja zahtevajo več priprav in usklajevanja, ki vključujejo najeme lokacij, organizacijo prevoza opreme, iskanje ustreznih nastopajočih, pripravo oblačil in rekvizitov ter pridobitev vseh potrebnih dovoljenj in soglasij za snemanje.

Pri organizaciji snemalnega dne se projektni tim zanaša predvsem na dogovorjen scenarij, v katerem je natančno opredeljena vsebina končnega posnetka oz. serije posnetkov, in na dogovorjen terminski plan izvedbe.

Lokacije snemanja

Snemanje lahko poteka na eni ali več lokacijah, zanj pa moramo s strani lastnikov zemljišč in stavb pridobiti ustrezna soglasja. Ko načrtujemo snemanje moramo nujno preveriti razpoložljivost lokacij na predvidene datume snemanja, stroške najema posameznih lokacij (denimo studia) in opremo, ki jo najem vključuje. Običajno je pred snemanjem potreben ogled lokacije, da se določi njena primernost.

.

Ko snemanje poteka v podjetjih moramo vnaprej predvideti delovni proces (in prisotnost zaposlenih) na dan snemanja ter ga po potrebi prilagoditi. Snemalno ekipo je potrebno vnaprej opozoriti na omejitve pri samem snemanju in na varnostne predpise v posameznih delih objekta (osebno zaščitno opremo ipd.). Priporoča se zagotovitev spremstva s strani varnostnika ali zaposlenega, ki je dobro seznanjen z delovnim procesom in pravili podjetja.

Dogovor glede snemanja je še posebej pomemben, ko gre za snemanje na višini ali snemanje iz zraka. Za snemanje z dronom je namreč potrebno vnaprej pridobiti potrebna dovoljenja, izvesti pa ga mora pooblaščena oseba, ki ustreza predpisanim zakonskim kriterijem.

Nastopajoči

Večina snemanj vključuje snemanje oseb. Lahko gre za zaposlene podjetja, udeležence dogodka ali najete igralce. Prav od vseh, ki se bodo pojavili v videu, je potrebno še pred samim snemanjem pridobiti soglasje. V primeru snemanja dogodka je potrebno občinstvo obvestiti o snemanju prireditve, v primeru ostalih snemanj pa pridobiti pisna soglasja vseh, katerih identiteta bo razvidna iz video posnetka.

Nastopajoče za video je mogoče najeti. V kolikor jih bo zagotovila agencija je potrebno podati natančna navodila za izbiro in potrditi končni izbor oseb, da bi te ustrezale predvidenim vlogam. Še posebej previdni moramo biti, ko želimo v snemanje vključiti osebe mlajše od 18 let. V tem primeru dovoljenje za snemanje podajo njihovi starši ali skrbniki.

.

Odločiti se je potrebno, ali bodo imeli nastopajoči v videu tudi govorjeno besedilo. Vsa besedila in dialoge je potrebno pripraviti vnaprej. To je še posebej pomembno, kadar od oseb pričakujemo govor v jeziku, ki ni njihov materni. Ko izbiramo govorce moramo poskrbeti, da bodo ti na snemanje prišli dobro pripravljeni. Zanje moramo zagotoviti ustrezno garderobo oz. jim podati natančna navodila glede oblačil, ki jih morajo nositi na dan snemanja (npr. uniformo, formalna oblačila, delovno opremo).

Oblačila za snemanje naj bodo čim bolj enobarvna brez majhnih vzorcev, zlikana in brez vidnih madežev. V korporativnih videih je smiselno, da posamezniki nosijo oblačila z logotipom podjetja. Za snemalni dan je potrebno priskrbeti tudi vizažista ali nastopajočim podati natančna navodila glede ličenja.

Vreme in zunanji dejavniki

Pri načrtovanju snemanja na prostem moramo večkrat preveriti vremensko napoved. Za vsak slučaj pa določiti tudi rezervne termine. Drugi dejavnik, ki vpliva na potek snemanja, je okoliški hrup. Z njim imamo opravka, ko snemamo na javnih krajih, prireditvah ter v bližini prometnic in gradbišč. Snemanju v hrupnih okoljih se moramo izogibati, ali pa biti dodatno pozorni, da bo posnet zvok ustrezne kakovosti.

Snemanje lahko zmotijo tudi posamezniki. Območje snemanja je potrebno ustrezno zavarovati in poskrbeti, da vanj ne bodo zahajali naključni mimoidoči. Po potrebi moramo poskrbeti za prisotnost varnostne službe. Pri snemanju na območjih z velikim številom ljudi moramo za snemanje predvideti več časa za izvedbo, saj obstaja možnost, da ga bomo morali večkrat prekiniti.